Research
Het in kaart brengen van de reeds aanwezige infrastructuur, middelen en toepassingen werd bij aanvang van het project door ons uitgevoerd, evenals een Risico Inventarisatie.
Projectomschrijving
De vraag van de klant
Hoe realiseren we dat onze Bedrijfs HulpVerleningsorganisatie (BHV), die functioneert op een verouderde telefooncentrale met eigen infrastructuur, goed geïntegreerd wordt in ons reguliere telecommunicatie platform? We zoeken een manier waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke wensen en eisen die we stellen aan het BHV platform.
Hiernaast is ons bestaande core telefonie platform en ook het Contact Centre toe aan een upgrade. Hoe zorgen we er zonder problemen voor dat we voortaan gebruik kunnen maken van de nieuwste release?
Het plan van aanpak
Onze werkwijze
Dankert & Castelein heeft een risico analyse uitgevoerd voor de BHV communicatie. Daarin werden de knelpunten duidelijk voor wat betreft processen die mis kunnen gaan op basis van de ICT infrastructuur. Hierop is een advies en plan van aanpak geschreven voor optimale integratie. Voor wat betreft de gewenste upgrade van de core telefonie omgeving en het Contact Centre is een nieuw functioneel en technisch ontwerp opgesteld.
Dankert & Castelein trad op als projectleider en was verantwoordelijk voor gelijktijdige en efficiënte uitvoering van bovenstaande projecten.
“In dit project was het een echte uitdaging alle processen naadloos op elkaar af te stemmen, wetende dat indirect de veiligheid van medewerkers op het spel stond. Het resultaat was dat deze mede door onze inzet juist geborgd werd.”
Planning
Het project werd in fasen opgedeeld, elk met een eigen realisatiedata. De uitkomst van de Risico Inventarisatie, de gewenste integratie en upgrade waren de basis voor ons plan van aanpak.
Implementatie
Vanuit de rol van projectleider hebben we de gelijktijdige en efficiënte uitvoering van bovenstaande projecten bewaakt. De primaire processen van de RUG en de BHV communicatie werden hierbij niet gehinderd.
Finishing Touch
In de ‘as-built’, die we tijdens het project creëerden, is de nieuwe bijgewerkte ICT omgeving van de RUG inzichtelijk gemaakt. Het biedt een helder uitgangspunt voor toekomstige ontwikkelingen.
DE WINST VAN HET PROJECT
Tijdens de voorbereiding en uitvoering van het project heeft Dankert & Castelein in samenwerking met de uitvoerende partij het geplande service-window optimaal benut door een herindeling van de bestaande apparatuur.
Daarmee is de beschikbaarheid van de omgeving naar een hoger niveau getild. Ook is de mogelijkheid gecreëerd om meer informatie mee te sturen naar de bewaking in geval van een Bedrijfshulpverlening oproep.
AANBESTEDING TELECOM
Projectomschrijving
De vraag van de klant
De RUG wil een aanbesteding voor Integrale Telecomdienstverlening uitvoeren middels de best value procurement methodiek (BVP). We weten uit ervaring dat een dergelijke procedure omvangrijk en complex is. Een partij die met ons meedenkt én ons behoed voor de valkuilen die in elke aanbesteding voorkomen is meer dan welkom. Daarnaast worden we graag geadviseerd in de mogelijkheden, zodat een oplossing die vanuit de markt komt straks ook echt aansluit bij de organisatie.
Dankert en Castelein kent de RUG al van eerdere opdrachten. Dat vinden wij een prettig uitgangspunt. Onze ervaring is tevens in meerdere opzichten positief. Het vermogen overkoepelend te adviseren, een project strak te leiden in combinatie met expertise van techniek en de markt is uiterst waardevol. Graag ontvangen we jullie ondersteuning ook in dit project, niet alleen in de eerste fase maar zeker ook tot aan implementatie en definitieve afronding.
Het plan van aanpak
Onze werkwijze
Alvorens je een aanbesteding uitschrijft is het nodig goed zicht te hebben op de huidige situatie en de situatie die men wil bereiken. Zicht krijgen op de behoeften en wensen is noodzakelijk, niet alleen organisatiebreed, maar ook met betrekking tot individuele gebruikers. Actuele kennis van telecom enerzijds, de bedrijfsprocessen anderzijds én ervaring met aanbestedingsprocedures leidde tot advies op maat.
Als oplossingsrichting werd uiteindelijk gekozen om de totale telefonie als integrale dienst af te nemen. Dat hield in dat de dienstverlening die eerder zelf werd gedaan, voortaan uitbesteed werd (geen eigen centrale meer). Dit klinkt redelijk eenvoudig, maar betekende een omvangrijke omschakeling! Mede door de complexiteit is Dankert & Castelein gevraagd om in de uiteindelijke realisatie een coördinerende rol te vervullen.
