• Gemeente Heerenveen

    Publieke Dienstverlening

    Dankert en Castelein uw kennispartner in ICT, tele en datacommunicatie
Relatie van Dankert en Castelein

Projectomschrijving

De vraag van de klant

Onze telefonie omgeving is verouderd. We hebben een nieuw en geavanceerd platform nodig, maar ook hulp bij het maken van keuzes hieromtrent. We willen een aanbestedingsprocedure starten, maar zouden éérst graag goed in beeld gebracht zien aan welke eisen het nieuwe platform moet voldoen. Zodat we straks ook echt de kwaliteit van dienstverlening kunnen bieden die we voor ogen hebben. Hiernaast moeten we na de realisatie voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving voor gemeenten.

We zoeken een partij die ons vanuit een onafhankelijke rol van A tot Z kan begeleiden in dit traject. Terwijl alle processen bij de gemeente ondertussen uiteraard zonder problemen hun doorgang vinden.

Het plan van aanpak

Onze werkwijze

Dankert & Castelein is dit traject gestart met een gedegen inventarisatie van wensen en behoeften. Aan de hand van interviews met diverse medewerkers van de gemeente, waaronder uiteraard de communicatieve spil in de organisatie: het KCC (KlantenContactCentrum). De wensen, eisen en overige relevante informatie is vertaald naar een aanbestedingsdocument. Na beoordeling van de offertes en gunning heeft Dankert & Castelein de begeleiding van de uitvoering en implementatie van het project op zich genomen.

Voor Gemeente Heerenveen is naar tevredenheid een state-of-the-art volledig gevirtualiseerde SIP-based communicatie omgeving, inclusief vast-mobiel integratie, gerealiseerd.

“Het voelt goed om vanuit een persoonlijke aanpak en dichtbij de praktijk toe te werken naar een toekomstbestendige situatie. Wetende dat je het voor heel veel mensen een stuk makkelijker maakt.”
Folkert CasteleinProjectmanager @ Dankert & Castelein

Research

In dit project verdiepten we ons in de wensen en behoeften van medewerkers door met ze in gesprek te gaan. Aan de hand van interviews stelden we de eisen vast die in de aanbesteding terugkwamen.

Planning

Het project werd in meerdere fasen opgedeeld, elk met een eigen realisatiedata. Het ‘change document’ was leidend voor de stappen die we een voor een gezet hebben.

Implementatie

De bereikbaarheid en dienstverlening van de gemeente Heerenveen kon tijdens de uitvoering en implementatie van het vernieuwingstraject op niveau blijven. Precies zoals de klant gevraagd had.

Finishing Touch

n de ‘as-built’, die we tijdens het project creëerden, werd de nieuwe bijgewerkte telefonieomgeving van Gemeente Heerenveen inzichtelijk was gemaakt. Het biedt een helder uitgangspunt voor toekomstige ontwikkelingen.

TOEKOMST GERICHT

In dit project werden meerdere doelen gerealiseerd. In korte termijn verbeterde de technologische mogelijkheden voor een optimale dienstverlening door de gemeente aanzienlijk. Daarnaast is er in binnen het project sterk rekening gehouden met de groei van de gemeente in 2014. Door gemeentelijke fusie en herindeling zouden er op langere termijn meer mensen een beroep doen op de ICT middelen, toepassingen en infrastructuur. Door hier in de realisatie al rekening mee te houden was de gemeente goed op haar toekomst voorbereid.

Dankert & Castelein putte uit eerder opgedane kennis en ervaring in voorgaande projecten. De complexe telefonieomgeving van Gemeente Heerenveen vormde dan ook geen struikelblok. Een prettig idee voor de opdrachtgever.

Ook deze klanten hielpen wij met advies en projectmanagement rondom hun ICT omgeving: