• Vitens

    Laat water voor je werken

WAN Migratie

Projectomschrijving

De vraag van de klant

Voor ons ligt de uitdaging voor wat betreft de migratie naar een nieuw Wide Area Network voor 265 locaties van Vitens. Dit op basis van Prince 2.  Een bijzonder detail hierbij is het feit dat niet alle locaties bemand zijn. Dat maakt het een stuk ingewikkelder om alle betrokkenen en processen op elkaar af te stemmen.

We hebben een Europese aanbesteding afgerond waar een nieuwe provider uit naar voren is gekomen. Wat nog ontbreekt is een onafhankelijke en deskundige partij die het overzicht over alle te nemen stappen in dit project behoudt. Die ons adviseert op de inhoud, voortgang en kwaliteit bewaakt evenals de resources en het budget.

De overstap naar een andere provider betreft een complex proces waarbij onze eigen organisatie én eindgebruikers geen hinder mogen ondervinden aan alle veranderingen die zullen plaats vinden. Het water moet gewoon uit de kraan blijven komen!

We wensen dat de noodzakelijke werkzaamheden met een minimale doorlooptijd worden uitgevoerd, waarbij ook rekening wordt gehouden met andere lopende projecten. Een strakke planning en veel onderlinge afstemming is een must.

Gekeken naar ons doelen en voorwaarden zouden wij graag zien dat Dankert & Castelein voor ons het projectmanagement verzorgt, inclusief het bewaken van de voortgang en het leveren van financieel inzicht. Dit vanaf de start van het project tot aan de oplevering en overdracht naar ons lijnmanagement.

Het plan van aanpak

Onze werkwijze

Theun Dankert, ervaren met Prince 2, nam in dit project namens Dankert & Castelein het gevraagde projectmanagement voor zijn rekening. Hij was verantwoordelijk voor de planning, afstemming en aansturing van alle interne stakeholders en de leverancier tijdens de migratie naar het nieuwe Wide Area Network.

Het bleek in dit project af en toe een hele puzzel om iedereen op hetzelfde moment bij elkaar te krijgen. Met name voor de onbemande locaties was het plannen van alle benodigde teamleden en de locatieverantwoordelijke een uitdaging. Waar nodig werd het project op grond hiervan bijgestuurd. Door als gezamenlijk team (projectteam en de business) voortdurend naar het proces te kijken en met elkaar in gesprek te blijven, kwamen we tot steeds betere oplossingen. Daarnaast hebben we de te nemen stappen slim gecombineerd. De overlast, maar ook het risico en de impact, bleef zo voor de locatieverantwoordelijke en de dienstverlening tot een minimum beperkt.

Geheel volgens de wens van de opdrachtgever was er sprake van ononderbroken productie en uiteindelijk een oplevering en in gebruik name conform de Europese aanbesteding.

Optredend als projectmanager hield Theun Dankert gedurende het project ook nauwlettend het budget in de gaten. De opdrachtgever werd periodiek geïnformeerd middels financiële rapportages.  Ter afronding is tevens een zorgvuldig implementatietraject en een heldere overdracht naar Vitens verzorgd.

“Naar volle tevredenheid van Vitens werd dit project door Dankert en Castelein gemanaged. Als opdrachtgever word je goed door hen meegenomen in wat er speelt. Hoofd- en bijzaken worden duidelijk van elkaar gescheiden, waardoor je als opdrachtgever een compleet beeld behoudt van een groot project als dit.”
Geuje van Dijk Teammanager Service & Procesmanagement @ Vitens

Research

Voorafgaand aan de start van het project vond een zorgvuldige kennisname van het aanbestedingsdocument plaats. Ook verdiepte we ons in de verwante doelen en wensen van de organisatie.

Planning

Dit project verspreid over 265 locaties werd in fasen opgedeeld, elk met een eigen realisatiedata. Aan de hand van een ‘Change document’ maakten we voor alle betrokkenen de te doorlopen stappen helder.

Implementatie

In een zowel dienst- als product verlenende organisatie moet de bereikbaarheid en onderlinge communicatie voortdurend optimaal zijn. Binnen de migratie en het implementatietraject hebben we hier voortdurend rekening mee gehouden.

Finishing Touch

Bij een project van dergelijke omvang is het opstellen van een ‘as-built’ een must. De nieuwe, bijgewerkte en uitgebreide ICT omgeving is hierin op gedetailleerde wijze vastgelegd. Dit document biedt een helder uitgangspunt voor toekomstige ontwikkelingen.

HOOG IMPACT RISICO

Vitens is verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief drinkwater binnen hun verzorgingsgebied: de provincies Friesland, Flevoland, Overijssel en Gelderland. Datacommunicatie maakt bij Vitens – grotendeels ongemerkt – een essentieel onderdeel uit van vele bedrijfsprocessen. Uitval of storingen tijdens een migratietraject zijn eenvoudigweg niet acceptabel. Een uitgangspunt dat goed door Dankert & Castelein werd begrepen.

Beschikbare kennis en ervaring, opgedaan in voorgaande relevante projecten rondom complexe migratievraagstukken binnen organisaties die (indirect) impact hebben op de samenleving zette Dankert & Castelein in het voordeel. Bovendien was het een fijn idee voor de opdrachtgever om samen te kunnen werken met een partij die weet waar het in essentie over gaat.

Ook deze klanten hielpen wij met advies en projectmanagement rondom hun ICT omgeving: