Projectomschrijving
De vraag van de klant
Onze communicatie infrastructuur is in de loop der jaren uitgegroeid tot een steeds groter geheel van verschillende oplossingen. Deze zijn ondergebracht bij diverse aanbieders, elk met een eigen contract. Daardoor is het steeds lastiger om overzicht te houden en is zeer specifieke kennis nodig om het optimale uit onze systemen te halen. Dat staat onze dienstverlening in de weg.
De huidige contracten voor vaste- en mobiele telefonie aansluitingen, WAN en Internet Access lopen af of zijn verouderd. GGZ Friesland wil voor de hernieuwde contracten graag naar één aanbieder.
Kunnen jullie ons ondersteunen bij het in kaart brengen van de gewenste en benodigde functionaliteiten en deze vertalen naar een functioneel beschreven aanbestedingsdocument. Zodat we op basis daarvan relevante aanbieders kunnen uitnodigen. Tijdens het aanbestedings- en selectietraject worden we graag door Dankert & Castelein als onafhankelijke partij geadviseerd over de af te sluiten overeenkomst.
Het plan van aanpak
Onze werkwijze
Voor Dankert & Castelein is het verzoek van GGZ Friesland een herkenbare en veelvoorkomende situatie. Folkert Castelein startte in de rol van projectmanager met een inventarisatie van de huidige situatie en contracten. Het gebruik en de belasting van de bestaande verbindingen werd getest en de functionele wensen en eisen voor de nieuw in te richten oplossing(en) bepaald. Uiteraard rekening houdend met de relevante beleidsuitgangspunten, randvoorwaarden en risico’s van de organisatie.
Samen met de netwerkbeheer onderzocht Folkert kosteneffectieve en eenvoudiger ingerichte scenario’s, waarin ook de integratie van vast/mobiel is meegenomen. Een functioneel beschreven aanbestedingsdocument resulteerde in een partner die de gewenste functionaliteit en doelstellingen biedt vanuit één integrale overeenkomst. Bovendien is deze oplossing flexibel en voldoende toekomstvast om met veranderingen van de organisatie mee te bewegen. Bijkomend voordeel is de substantiële besparing op data- en telecommunicatie kosten voor de komende jaren.
