Projectomschrijving
Wij zijn op zoek naar ondersteuning en advies bij het kiezen van een nieuw organisatiebreed telecommunicatie platform. We zouden graag zien dat dit vervolgens ook zorgvuldig binnen onze organisatie wordt uitgerold. Zodat het straks ook werkt zoals we het bedacht hebben en zowel medewerkers als cliënten zichtbaar baat hebben bij deze verbeterslag.
Hiernaast is er een reorganisatie nodig van al onze technisch ruimtes en LAN. We willen met het oog op de toekomst daarbij ook WAN opzetten. Een derde vraag heeft betrekking tot de tele- en datacommunicatie en Domotica bij nieuw- en verbouw projecten van Stichting de Zijlen. We hebben zelf onvoldoende actuele kennis en capaciteit om deze vraagstukken volledig zelfstandig op te pakken. Een deskundige partij die ons onbevooroordeeld adviseert én het overzicht houdt zal een welkome aanvulling zijn in dit omvangrijke traject.
Het plan van aanpak
De vraagstukken waar Stichting de Zijlen mee aanklopte zijn precies in het straatje van Dankert & Castelein. Als onafhankelijke partij zijn wij als geen ander in staat om dat te adviseren wat past bij de gewenste resultaten. Organisaties die werken met kwetsbare doelgroepen en hen hoogwaardige dienstverlening en zorg verlenen zijn ons niet vreemd. Toch werpen wij op onze manier altijd een frisse blik op de organisatieprocessen. Juist het stellen van kritische vragen levert voor alle betrokkenen veel duidelijkheid op. Bovendien stellen we onszelf zo in staat het overzicht alle doelen en werkzaamheden te bewaken.
Naast de rol van adviseur nam Dankert & Castelein in dit project ook de projectmanagement taken voor zijn rekening. Zo traden we op als belangrijke schakel tussen alle partijen. Het werken met 1 contactpersoon verliep niet alleen bijzonder prettig, maar bleek ook hier weer doeltreffend en effectief.
Goed onderzoek naar de wensen en behoeften en een gedegen inventarisatie van de reeds aanwezige infrastructuur, middelen en toepassingen werd bij aanvang van het project door ons op alle betreffende locaties van Stichting de Zijlen uitgevoerd.
Dit project met verschillende doelen en onderdelen werd in fasen opgedeeld, elk met een eigen realisatiedata. Aan de hand van een ‘Change document’ maakten we voor alle betrokkenen de te doorlopen stappen helder.
In alle dienstverlenende en zorggerelateerde organisatie moet de bereikbaarheid voortdurend optimaal zijn. De interne communicatiestroom mocht eveneens niet lijden onder alle veranderingen. Binnen het implementatietraject hebben we hier voortdurend rekening mee gehouden.
In een dergelijk traject als dit voor Stichting de Zijlen is het opstellen van een ‘as-built’ een must. De nieuwe, bijgewerkte en uitgebreide ICT omgeving is hierin op gedetailleerde wijze vastgelegd. Dit document biedt een helder uitgangspunt voor toekomstige ontwikkelingen.
Dit project waarin meerdere doelen werden gerealiseerd had een relatief hoge impactklasse. Tele- en datacommunicatie maakt bij Stichting de Zijlen – grotendeels ongemerkt – een belangrijk deel uit van de dienstverlening aan de kwetsbare doelgroep. Ook de interne communicatiestroom is afhankelijk van een optimale ICT infrastructuur. Uitval of storingen waren niet acceptabel en zouden een aanslag plegen op de kwaliteit van dienstverlening en zorg.
Dankert & Castelein benutte kennis en ervaring, opgedaan in voorgaande relevante projecten rondom zorg en dienstverlening. Een fijn idee voor de opdrachtgever om samen te kunnen werken met een partij die weet waar het in essentie over gaat.
DOMOTICA
Projectomschrijving
We willen organisatiebreed op meer dan 15 locaties de domotica omgeving vernieuwen. De complexiteit zit hem in het feit dat alle locaties op dit moment gebruik maken van domotica toepassingen en de vervanging zo geruisloos mogelijk moet verlopen voor alle partijen. Denk hierbij aan cliënten en medewerkers, maar vergeet zeker niet de verwanten.
We zien een veelzijdige projectgroep voor ons die voortvarend aan de slag gaat, waarbij gewerkt wordt volgens een duidelijk plan.
Graag voegen we een externe projectmanager toe van Dankert & Castelein met actuele kennis én een helikopterview, die niet alleen de voortgang van het project bewaakt, maar ook kritisch meedenkt bij de voorstellen en te nemen besluiten.
We zijn er van overtuigd dat een gedegen aanpak zorgt voor helderheid en begrip, wat bijdraagt aan de acceptatie van verandering.
Gebruikers moeten uiteindelijk vooral de voordelen zien en ervaren!
Het plan van aanpak
Theun Dankert fungeerde in dit vraagstuk namens Dankert & Castelein als projectmanager. De wens van de opdrachtgever was een veelzijdige en sterke projectgroep samen te stellen. Theun had een duidelijk beeld hoe dit te realiseren voor de opdrachtgever, door naast ICT-medewerkers ook mensen uit de zorg, een persoonlijk begeleider en een medewerker van de meldbank aan de projectgroep toe te voegen. Hiernaast werden ook andere medewerkers uitgenodigd een bijdrage te leveren aan de verbeterslag. Er was zo nadrukkelijk ruimte voor ideeën vanaf de werkvloer.
Aan de hand van een bondig en helder migratieplan werkte de projectgroep stap voor stap toe naar de gewenste situatie. De locatieverantwoordelijken kregen de mogelijk om ervaringen uit te wisselen en hun visie en planningsvoorstellen aan te dragen. Met de leveranciers werd de afspraak gemaakt gedurende het project te werken met vaste engineers, zij waren meerdere dagen op locatie aanwezig en vormden hierdoor voor de betrokkenen een ‘bekend gezicht’. Dit werkte prettig en gaf veel rust bij de bewoners van de betreffende locatie. Gezamenlijk zorgden we zo voor minimale overlast en een soepele migratie.
Als projectmanager hield Theun scherp zicht op alle betrokkenen en partijen. Door Theun als centraal aanspreekpunt aan te stellen ontstond er geen verwarring over de planning. Theun nam de aansturing van zowel de projectgroep als de leveranciers voor zijn rekening en stemde de voortgang af met resources en stakeholders. Offertes en leveringen werden nauwgezet gecontroleerd. De directie werd geïnformeerd ten aanzien van financiën en voortgang. Uiteindelijk werd na een testfase de nieuwe domotica geaccordeerd en opgeleverd. Uiteraard niet zonder de eindgebruikers zorgvuldig mee te nemen in alle veranderingen.
