In 6 concrete stappen de bereikbaarheid van uw organisatie verbeteren

Zo zet ook u het onderwerp bereikbaarheid in uw organisatie nadrukkelijk op de agenda.

1. De juiste vragen stellen en deze ook beantwoorden

Veel organisaties slaan deze fundamentele stap richting een goede bereikbaarheid over. Doe dat niet! Formuleer doelstellingen en kwaliteitscriteria. Krijg helder met welke doelen mensen met de organisatie in contact willen komen en hoe en wanneer ze dat bij voorkeur doen.

2. De bijpassende mogelijkheden in beeld brengen

Koop niet in het wildeweg nieuwe spullen. Voor alleen bellen heeft u geen iPhone nodig, bij wijze van spreken. Breng eerst de aard en omvang van huidige en of benodigde communicatiestromen in kaart. Laat de techniek vervolgens daarop aansluiten.

3. Beslissingen nemen

Stel een plan op, waarin alle aspecten van bereikbaarheid worden meegenomen. Dit helpt bij het maken of verdedigen van de juiste keuzes. Leg vast wat er gedaan wordt, hoe dit gedaan wordt en wanneer.

4. Technisch inrichten

De doelen zijn helder, de huidige en de gewenste situatie is geïnventariseerd. Er is een klap gegeven op het plan. Alleen nog een kwestie van inrichten? Eigenlijk wel. Let er wel op dat alle benodigde stappen in de goede volgorde en op het juiste moment worden genomen. Het gebruik van een change document maakt dit makkelijker. Breng in kaart hoe de nieuwe situatie er uit ziet en leg dit vast met een ‘as built’: dé landkaart van uw data en telecommunicatie omgeving. Het is namelijk best handig als u verderop in de tijd ook nog weet hoe alles technisch precies in elkaar zit.

5. Medewerkers informeren en instrueren

Vergeet niet dat bereikbaarheid naast middelen vooral ook mensenwerk is. Geef voldoende aandacht aan de implementatiefase. Stem beleid, gedrag en techniek op elkaar af. Als een rinkelende telefoon niet wordt opgenomen, een antwoord via email lang op zich laat wachten, zorg dan voor de juiste kennis én attitude onder alle individuele gebruikers.

6. Evalueren en bijstellen

Zit het er op? Leun dan niet achterover. Blijf meten en bijstellen, want de enige constante is verandering.

En wat nou als u niet altijd bereikbaar wilt zijn?

Trek dan niet alle stekkers er uit, maar maak óók gebruik van de mogelijkheden. Er zijn simpele tips die uw bereikbaarheid verbeteren, zelfs wanneer u niet bereikbaar bent. Daarover binnenkort meer.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL