Check hoe bereikbaar uw organisatie is
Uw bereikbaarheid is waarschijnlijk niet zo goed als u denkt. Oeps, dat is even schrikken…
Is uw eerste gedachte nu:
Hallo zeg. Bereikbaar, dat zijn we toch wel?
Kijk dan eens naar uw werkplek, voel eens in uw tas en misschien zelfs in uw broekzak. Hoeveel manieren telt u dan waarmee uw bereikbaarheid geregeld is? Dikke kans dat het er veel zijn. Heel veel.
Denkt u nu: Zie je wel! Apparaten zat, met eindeloze mogelijkheden. Bereikbaarheid is geen issue, voor mij of onze organisatie.
Dan is het de vraag of dat – ondanks alle mogelijkheden – in de praktijk ook echt zo is.
Maar óók of u altijd bereikbaar moet zijn.
Laat staan of u dat eigenlijk wel wilt…?
We zijn gewend geraakt aan het idee dat iedereen altijd bereikbaar kán zijn.
We bellen, spreken een voicemail in, sturen berichten via (What’s)app en sms, e-mailen, videobellen, chatten… En dan zijn we er nog niet, wat dacht u van de talloze zakelijke oplossingen zoals Telepresence, Skype for Business, IRL, Sticky Note, etc.
Bijna iedereen is in staat om 24/7 via diverse social media kanalen uw specifieke aandacht te vragen. En dan, als u dacht dat u alles gehad heeft, bent u natuurlijk ook nog bereikbaar via de gewone dagelijkse post.
Via al deze wegen doen mensen de hele dag door pogingen u of de organisatie bereiken.
En bijna iedereen verlangt een reactie. Het liefst een beetje snel ook.
Als u het zo bekijkt, is het eigenlijk best knap dat u nog aan uw werk toekomt. Zelfs als uw taak telefonist is! U kunt simpelweg niet overal meteen of tegelijkertijd op reageren.
Ziet u, dat bereikbaarheid snel onder druk staat?
Dat u talloze mogelijkheden binnen bereik heeft, wil niet zeggen dat u daardoor ook altijd bereikbaar bent.
In de hoeveelheid toepassingen die bereikbaarheid moeten garanderen ligt tegelijkertijd de oplossing én de uitdaging. Zeker voor organisaties!
Maar moet u dan altijd bereikbaar zijn?
Stel uzelf deze vraag persoonlijk en waarschijnlijk zegt u dan: nee. Of nou ja, alleen voor naaste familie of hechte vrienden. Alleen zij mogen u ‘s nachts wakker bellen. Maar dan liever niet voor een onbenulligheid natuurlijk.
Ook een organisatie moet zich afvragen voor wie zij bereikbaar wil zijn en wanneer.
Wanneer dat helder is kan bepaald worden welk niveau van dienstverlening daar tegenover moet staan en hoe u dit het beste inricht.
De individuele bereikbaarheid van medewerkers sluit idealiter naadloos aan op de bereikbaarheid van de organisatie an sich. Het laatste wat u wilt is immers de persoon die uw organisatie opbelt vragen of ‘ie zelf nog een keer opnieuw het centrale telefoonnummer wil bellen, omdat dat de snelste – of zelfs de enige – manier is om in contact te komen met de persoon die hij eigenlijk wilde bereiken.
Weeg af welke middelen, toepassingen en media bij de organisatie(doelen) passen. Zorg ervoor dat voor iedereen helder is hoe ze gebruikt moeten worden. En last but not least evalueer voortdurend of het (nog) werkt!
Bereikbaarheid is een onderwerp dat voortdurend aandacht vraagt. Het is nooit klaar.
“Als je echt iemand bent, dan ben je onbereikbaar!”
Youp van ’t Hek – Cabaretier
Klinkt het maken van de juiste keuzes ten aanzien van het vraagstuk bereikbaarheid lastig en ingewikkeld? Wees gerust, het is echt geen hogere wiskunde.
Natuurlijk, in de praktijk blijkt het vaak toch allemaal niet zo makkelijk te zijn. Dat herkennen wij.
Veel organisaties hebben moeite om voldoende aandacht aan het vraagstuk bereikbaarheid te besteden. En dat is zonde, want dat schaadt uw dienstverlening en kan u uiteindelijk zelfs klanten kosten.
Bekijk welke 6 concrete stappen u moet maken om de bereikbaarheid van uw organisatie te verbeteren.
Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL