Waarom je nieuwe techniek nooit over de schutting moet gooien

Dankert & Castelein optimaliseert voor uiteenlopende organisaties de communicatievoorzieningen en/of de -infrastructuur hiervan. En daarbij valt ons toch iets op.

Stelt u zich eens voor. Over 3 maanden moet u een halve marathon lopen. Hoe pakt u dat aan? Trainen is een goed idee als u hoopt de eindstreep daadwerkelijk te halen. Weliswaar met het zweet op uw voorhoofd, maar zonder blessures. En een voldane glimlach op uw gezicht. Zet daar twee uur rennen zonder goede voorbereiding tegenover. Blaren, pijnlijke knieën en de longen uit uw lijf. En misschien wel moeten opgeven met de finish in zicht. Een veel minder prettig vooruitzicht!

Wanneer u een bepaald doel voor ogen heeft, is de route daar naar toe dus minstens zo belangrijk om succesvol te zijn. Zodat u plezier kunt beleven aan de progressie die u boekt. En uiteindelijk uw succes kan vieren. Dit principe geldt ook voor veranderingen in een organisatie.

De tijd nemen voor het doorvoeren van nieuwigheden én aandacht geven aan de mensen die daarbij betrokken zijn, is de sleutel naar succes.

Vaak ligt de focus op de technische verandering of uitbreiding van middelen of manieren om te kunnen communiceren. Zoals het toevoegen van Unified Communications functionaliteiten aan de bestaande telefonieomgeving, mobiel(er) kunnen werken of het vernieuwen van werkplekapparatuur. Oplossingen die de gebruiker ineens veel meer mogelijkheden geeft. Prachtig!

Alleen juist daar gaat het nog wel eens mis…

Veel organisaties geven expliciet aandacht aan hun bereikbaarheid tijdens een verandertraject rondom hun communicatiemiddelen en -infrastructuur. En terecht, want dat is een belangrijk punt. Maar wat ons vaak opvalt is dat er grote verschillen zijn hoe ze intern communiceren over dit traject. Dat is eigenlijk best vreemd, want meestal zijn veranderingen waar communicatiemiddelen mee gemoeid zijn voor iedereen binnen de organisatie direct merkbaar. Dat maakt het proces kwetsbaar.

Alarm!

Regelmatig signaleren we dat de interne communicatie in een verandertraject onderbelicht is, of zelfs volledig wordt vergeten. Zonder dat er een alarmbel rinkelt.

In zo’n geval vragen wij ons met opgetrokken wenkbrauwen af waarom een organisatie zich niet maximaal inspant om iedereen mee te nemen in het veranderproces. Omdat het tijd kost? Omdat het veel medewerkers niet zo heel erg lijkt te interesseren? Of is het simpelweg omdat ze het eigenlijk nog nooit gedaan hebben? 

Alle drie lijkt vaak het geval.

Tussen ‘nieuwe techniek over de schutting gooien’ en ieder individu in de organisatie van begin tot eind bij de hand nemen zit een groot grijs gebied.

Bij het passend inkleuren van dit gebied kan ontzettend veel gewonnen worden. En dat is precies waar wij het verschil maken met onze dienstverlening. Zonder investeringen in techniek, licenties of aansluitingen. Maar gewoon, met aandacht. Voor de techniek aan de ene kant en de gebruikers aan de andere kant.

We kunnen niet genoeg benadrukken dat ook bij een verandertraject op het gebied van ICT feitelijk iedereen in de organisatie moet snappen waarom dat nodig is, wat u met de verandering wilt bereiken en welke baten of voordelen dat (ook voor hen) oplevert. 

U vraagt zich af hoe?

Betrek uw organisatie bij wat er gaat gebeuren. Informeer mensen, start een besloten social media kanaal of stof het intranet af en publiceer hier met regelmaat updates over de voortgang.

Attendeer medewerkers op de veranderingen met behulp van posters, organiseer informatie sessies, laat in een demo situatie zien wat het eindresultaat wordt en schep ruimte voor vraag en antwoord.

Door te luisteren naar gebruikerservaringen en deze feedback te benutten wordt het eindresultaat alleen maar beter.

Ok, resultaten uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst. Toch brengt iedere stap vooruit u nog altijd dichterbij de finish. Investeren in het informeren en meenemen van de hele organisatie maken een verandertraject op effectieve en plezierige wijze succesvol. Met een resultaat om trots op te zijn.

De eerste stap is snel gezet

Zelf het einddoel optimaal bereiken blijkt in de praktijk soms toch lastig. Geen tijd of communicatieafdeling die zelf invulling geeft aan de informatieve stappen in het verandertraject? Weet dan dat Dankert & Castelein graag ondersteunt in het meenemen van uw medewerkers. Maak vrijblijvend een afspraak om te sparren over uw ‘trainingsschema’ naar een succesvolle implementatie. Zo ziet u maar, de eerste stap is snel gezet.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL