Waarom je nieuwe techniek nooit over de schutting moet gooien

Dankert & Castelein optimaliseert voor uiteenlopende organisaties de communicatievoorzieningen en/of de -infrastructuur hiervan. En daarbij valt ons toch iets op.

Stelt u zich eens voor. Over 3 maanden moet u een halve marathon lopen. Hoe pakt u dat aan? Trainen is een goed idee als u hoopt de eindstreep daadwerkelijk te halen. Weliswaar met het zweet op uw voorhoofd, maar zonder blessures. En een voldane glimlach op uw gezicht. Zet daar twee uur rennen zonder goede voorbereiding tegenover. Blaren, pijnlijke knieën en de longen uit uw lijf. En misschien wel moeten opgeven met de finish in zicht. Een veel minder prettig vooruitzicht!

Wanneer u een bepaald doel voor ogen heeft, is de route daar naar toe dus minstens zo belangrijk om succesvol te zijn. Zodat u plezier kunt beleven aan de progressie die u boekt. En uiteindelijk uw succes kan vieren. Dit principe geldt ook voor veranderingen in een organisatie.

De tijd nemen voor het doorvoeren van nieuwigheden én aandacht geven aan de mensen die daarbij betrokken zijn, is de sleutel naar succes.

Vaak ligt de focus op de technische verandering of uitbreiding van middelen of manieren om te kunnen communiceren. Zoals het toevoegen van Unified Communications functionaliteiten aan de bestaande telefonieomgeving, mobiel(er) kunnen werken of het vernieuwen van werkplekapparatuur. Oplossingen die de gebruiker ineens veel meer mogelijkheden geeft. Prachtig!

Alleen juist daar gaat het nog wel eens mis…

Veel organisaties geven expliciet aandacht aan hun bereikbaarheid tijdens een verandertraject rondom hun communicatiemiddelen en -infrastructuur. En terecht, want dat is een belangrijk punt. Maar wat ons vaak opvalt is dat er grote verschillen zijn hoe ze intern communiceren over dit traject. Dat is eigenlijk best vreemd, want meestal zijn veranderingen waar communicatiemiddelen mee gemoeid zijn voor iedereen binnen de organisatie direct merkbaar. Dat maakt het proces kwetsbaar.

Alarm!

Regelmatig signaleren we dat de interne communicatie in een verandertraject onderbelicht is, of zelfs volledig wordt vergeten. Zonder dat er een alarmbel rinkelt.

In zo’n geval vragen wij ons met opgetrokken wenkbrauwen af waarom een organisatie zich niet maximaal inspant om iedereen mee te nemen in het veranderproces. Omdat het tijd kost? Omdat het veel medewerkers niet zo heel erg lijkt te interesseren? Of is het simpelweg omdat ze het eigenlijk nog nooit gedaan hebben? 

Alle drie lijkt vaak het geval.

Tussen ‘nieuwe techniek over de schutting gooien’ en ieder individu in de organisatie van begin tot eind bij de hand nemen zit een groot grijs gebied.

Bij het passend inkleuren van dit gebied kan ontzettend veel gewonnen worden. En dat is precies waar wij het verschil maken met onze dienstverlening. Zonder investeringen in techniek, licenties of aansluitingen. Maar gewoon, met aandacht. Voor de techniek aan de ene kant en de gebruikers aan de andere kant.

We kunnen niet genoeg benadrukken dat ook bij een verandertraject op het gebied van ICT feitelijk iedereen in de organisatie moet snappen waarom dat nodig is, wat u met de verandering wilt bereiken en welke baten of voordelen dat (ook voor hen) oplevert. 

U vraagt zich af hoe?

Betrek uw organisatie bij wat er gaat gebeuren. Informeer mensen, start een besloten social media kanaal of stof het intranet af en publiceer hier met regelmaat updates over de voortgang.

Attendeer medewerkers op de veranderingen met behulp van posters, organiseer informatie sessies, laat in een demo situatie zien wat het eindresultaat wordt en schep ruimte voor vraag en antwoord.

Door te luisteren naar gebruikerservaringen en deze feedback te benutten wordt het eindresultaat alleen maar beter.

Ok, resultaten uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst. Toch brengt iedere stap vooruit u nog altijd dichterbij de finish. Investeren in het informeren en meenemen van de hele organisatie maken een verandertraject op effectieve en plezierige wijze succesvol. Met een resultaat om trots op te zijn.

De eerste stap is snel gezet

Zelf het einddoel optimaal bereiken blijkt in de praktijk soms toch lastig. Geen tijd of communicatieafdeling die zelf invulling geeft aan de informatieve stappen in het verandertraject? Weet dan dat Dankert & Castelein graag ondersteunt in het meenemen van uw medewerkers. Maak vrijblijvend een afspraak om te sparren over uw ‘trainingsschema’ naar een succesvolle implementatie. Zo ziet u maar, de eerste stap is snel gezet.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL

Check hoe bereikbaar uw organisatie is

Uw bereikbaarheid is waarschijnlijk niet zo goed als u denkt. Oeps, dat is even schrikken…

Is uw eerste gedachte nu:
Hallo zeg. Bereikbaar, dat zijn we toch wel?

Kijk dan eens naar uw werkplek, voel eens in uw tas en misschien zelfs in uw broekzak. Hoeveel manieren telt u dan waarmee uw bereikbaarheid geregeld is? Dikke kans dat het er veel zijn. Heel veel.

Dankert en Castelein uw kennispartner in ICT, tele en datacommunicatieDenkt u nu: Zie je wel! Apparaten zat, met eindeloze mogelijkheden. Bereikbaarheid is geen issue, voor mij of onze organisatie.

Dan is het de vraag of dat – ondanks alle mogelijkheden – in de praktijk ook echt zo is.
Maar óók of u altijd bereikbaar moet zijn.
Laat staan of u dat eigenlijk wel wilt…?

We zijn gewend geraakt aan het idee dat iedereen altijd bereikbaar kán zijn.

We bellen, spreken een voicemail in, sturen berichten via (What’s)app en sms, e-mailen, videobellen, chatten… En dan zijn we er nog niet, wat dacht u van de talloze zakelijke oplossingen zoals Telepresence, Skype for Business, IRL, Sticky Note, etc.

Bijna iedereen is in staat om 24/7 via diverse social media kanalen uw specifieke aandacht te vragen. En dan, als u dacht dat u alles gehad heeft, bent u natuurlijk ook nog bereikbaar via de gewone dagelijkse post.

Via al deze wegen doen mensen de hele dag door pogingen u of de organisatie bereiken.

En bijna iedereen verlangt een reactie. Het liefst een beetje snel ook.

Als u het zo bekijkt, is het eigenlijk best knap dat u nog aan uw werk toekomt. Zelfs als uw taak telefonist is! U kunt simpelweg niet overal meteen of tegelijkertijd op reageren.
Ziet u, dat bereikbaarheid snel onder druk staat?

Dat u talloze mogelijkheden binnen bereik heeft, wil niet zeggen dat u daardoor ook altijd bereikbaar bent.

In de hoeveelheid toepassingen die bereikbaarheid moeten garanderen ligt tegelijkertijd de oplossing én de uitdaging. Zeker voor organisaties!

Maar moet u dan altijd bereikbaar zijn?

Stel uzelf deze vraag persoonlijk en waarschijnlijk zegt u dan: nee. Of nou ja, alleen voor naaste familie of hechte vrienden. Alleen zij mogen u ‘s nachts wakker bellen. Maar dan liever niet voor een onbenulligheid natuurlijk.

Ook een organisatie moet zich afvragen voor wie zij bereikbaar wil zijn en wanneer.
Wanneer dat helder is kan bepaald worden welk niveau van dienstverlening daar tegenover moet staan en hoe u dit het beste inricht.

De individuele bereikbaarheid van medewerkers sluit idealiter naadloos aan op de bereikbaarheid van de organisatie an sich. Het laatste wat u wilt is immers de persoon die uw organisatie opbelt vragen of ‘ie zelf nog een keer opnieuw het centrale telefoonnummer wil bellen, omdat dat de snelste – of zelfs de enige – manier is om in contact te komen met de persoon die hij eigenlijk wilde bereiken.

Weeg af welke middelen, toepassingen en media bij de organisatie(doelen) passen. Zorg ervoor dat voor iedereen helder is hoe ze gebruikt moeten worden. En last but not least evalueer voortdurend of het (nog) werkt!

Bereikbaarheid is een onderwerp dat voortdurend aandacht vraagt. Het is nooit klaar.

“Als je echt iemand bent, dan ben je onbereikbaar!”

Youp van ‘t Hek – Cabaretier

Klinkt het maken van de juiste keuzes ten aanzien van het vraagstuk bereikbaarheid lastig en ingewikkeld? Wees gerust, het is echt geen hogere wiskunde.

Natuurlijk, in de praktijk blijkt het vaak toch allemaal niet zo makkelijk te zijn. Dat herkennen wij.

Veel organisaties hebben moeite om voldoende aandacht aan het vraagstuk bereikbaarheid te besteden. En dat is zonde, want dat schaadt uw dienstverlening en kan u uiteindelijk zelfs klanten kosten.

Bekijk welke 6 concrete stappen u moet maken om de bereikbaarheid van uw organisatie te verbeteren.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL

In 6 concrete stappen de bereikbaarheid van uw organisatie verbeteren

Zo zet ook u het onderwerp bereikbaarheid in uw organisatie nadrukkelijk op de agenda.

1. De juiste vragen stellen en deze ook beantwoorden

Veel organisaties slaan deze fundamentele stap richting een goede bereikbaarheid over. Doe dat niet! Formuleer doelstellingen en kwaliteitscriteria. Krijg helder met welke doelen mensen met de organisatie in contact willen komen en hoe en wanneer ze dat bij voorkeur doen.

2. De bijpassende mogelijkheden in beeld brengen

Koop niet in het wildeweg nieuwe spullen. Voor alleen bellen heeft u geen iPhone nodig, bij wijze van spreken. Breng eerst de aard en omvang van huidige en of benodigde communicatiestromen in kaart. Laat de techniek vervolgens daarop aansluiten.

3. Beslissingen nemen

Stel een plan op, waarin alle aspecten van bereikbaarheid worden meegenomen. Dit helpt bij het maken of verdedigen van de juiste keuzes. Leg vast wat er gedaan wordt, hoe dit gedaan wordt en wanneer.

4. Technisch inrichten

De doelen zijn helder, de huidige en de gewenste situatie is geïnventariseerd. Er is een klap gegeven op het plan. Alleen nog een kwestie van inrichten? Eigenlijk wel. Let er wel op dat alle benodigde stappen in de goede volgorde en op het juiste moment worden genomen. Het gebruik van een change document maakt dit makkelijker. Breng in kaart hoe de nieuwe situatie er uit ziet en leg dit vast met een ‘as built’: dé landkaart van uw data en telecommunicatie omgeving. Het is namelijk best handig als u verderop in de tijd ook nog weet hoe alles technisch precies in elkaar zit.

5. Medewerkers informeren en instrueren

Vergeet niet dat bereikbaarheid naast middelen vooral ook mensenwerk is. Geef voldoende aandacht aan de implementatiefase. Stem beleid, gedrag en techniek op elkaar af. Als een rinkelende telefoon niet wordt opgenomen, een antwoord via email lang op zich laat wachten, zorg dan voor de juiste kennis én attitude onder alle individuele gebruikers.

6. Evalueren en bijstellen

Zit het er op? Leun dan niet achterover. Blijf meten en bijstellen, want de enige constante is verandering.

En wat nou als u niet altijd bereikbaar wilt zijn?

Trek dan niet alle stekkers er uit, maar maak óók gebruik van de mogelijkheden. Er zijn simpele tips die uw bereikbaarheid verbeteren, zelfs wanneer u niet bereikbaar bent. Daarover binnenkort meer.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL