Waarom je nieuwe techniek nooit over de schutting moet gooien

Dankert & Castelein optimaliseert voor uiteenlopende organisaties de communicatievoorzieningen en/of de -infrastructuur hiervan. En daarbij valt ons toch iets op.

Stelt u zich eens voor. Over 3 maanden moet u een halve marathon lopen. Hoe pakt u dat aan? Trainen is een goed idee als u hoopt de eindstreep daadwerkelijk te halen. Weliswaar met het zweet op uw voorhoofd, maar zonder blessures. En een voldane glimlach op uw gezicht. Zet daar twee uur rennen zonder goede voorbereiding tegenover. Blaren, pijnlijke knieën en de longen uit uw lijf. En misschien wel moeten opgeven met de finish in zicht. Een veel minder prettig vooruitzicht!

Wanneer u een bepaald doel voor ogen heeft, is de route daar naar toe dus minstens zo belangrijk om succesvol te zijn. Zodat u plezier kunt beleven aan de progressie die u boekt. En uiteindelijk uw succes kan vieren. Dit principe geldt ook voor veranderingen in een organisatie.

De tijd nemen voor het doorvoeren van nieuwigheden én aandacht geven aan de mensen die daarbij betrokken zijn, is de sleutel naar succes.

Vaak ligt de focus op de technische verandering of uitbreiding van middelen of manieren om te kunnen communiceren. Zoals het toevoegen van Unified Communications functionaliteiten aan de bestaande telefonieomgeving, mobiel(er) kunnen werken of het vernieuwen van werkplekapparatuur. Oplossingen die de gebruiker ineens veel meer mogelijkheden geeft. Prachtig!

Alleen juist daar gaat het nog wel eens mis…

Veel organisaties geven expliciet aandacht aan hun bereikbaarheid tijdens een verandertraject rondom hun communicatiemiddelen en -infrastructuur. En terecht, want dat is een belangrijk punt. Maar wat ons vaak opvalt is dat er grote verschillen zijn hoe ze intern communiceren over dit traject. Dat is eigenlijk best vreemd, want meestal zijn veranderingen waar communicatiemiddelen mee gemoeid zijn voor iedereen binnen de organisatie direct merkbaar. Dat maakt het proces kwetsbaar.

Alarm!

Regelmatig signaleren we dat de interne communicatie in een verandertraject onderbelicht is, of zelfs volledig wordt vergeten. Zonder dat er een alarmbel rinkelt.

In zo’n geval vragen wij ons met opgetrokken wenkbrauwen af waarom een organisatie zich niet maximaal inspant om iedereen mee te nemen in het veranderproces. Omdat het tijd kost? Omdat het veel medewerkers niet zo heel erg lijkt te interesseren? Of is het simpelweg omdat ze het eigenlijk nog nooit gedaan hebben? 

Alle drie lijkt vaak het geval.

Tussen ‘nieuwe techniek over de schutting gooien’ en ieder individu in de organisatie van begin tot eind bij de hand nemen zit een groot grijs gebied.

Bij het passend inkleuren van dit gebied kan ontzettend veel gewonnen worden. En dat is precies waar wij het verschil maken met onze dienstverlening. Zonder investeringen in techniek, licenties of aansluitingen. Maar gewoon, met aandacht. Voor de techniek aan de ene kant en de gebruikers aan de andere kant.

We kunnen niet genoeg benadrukken dat ook bij een verandertraject op het gebied van ICT feitelijk iedereen in de organisatie moet snappen waarom dat nodig is, wat u met de verandering wilt bereiken en welke baten of voordelen dat (ook voor hen) oplevert. 

U vraagt zich af hoe?

Betrek uw organisatie bij wat er gaat gebeuren. Informeer mensen, start een besloten social media kanaal of stof het intranet af en publiceer hier met regelmaat updates over de voortgang.

Attendeer medewerkers op de veranderingen met behulp van posters, organiseer informatie sessies, laat in een demo situatie zien wat het eindresultaat wordt en schep ruimte voor vraag en antwoord.

Door te luisteren naar gebruikerservaringen en deze feedback te benutten wordt het eindresultaat alleen maar beter.

Ok, resultaten uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst. Toch brengt iedere stap vooruit u nog altijd dichterbij de finish. Investeren in het informeren en meenemen van de hele organisatie maken een verandertraject op effectieve en plezierige wijze succesvol. Met een resultaat om trots op te zijn.

De eerste stap is snel gezet

Zelf het einddoel optimaal bereiken blijkt in de praktijk soms toch lastig. Geen tijd of communicatieafdeling die zelf invulling geeft aan de informatieve stappen in het verandertraject? Weet dan dat Dankert & Castelein graag ondersteunt in het meenemen van uw medewerkers. Maak vrijblijvend een afspraak om te sparren over uw ‘trainingsschema’ naar een succesvolle implementatie. Zo ziet u maar, de eerste stap is snel gezet.

 

Waardevol? DEEL DIT ARTIKEL

Dit is de winst van Unified Communications voor uw organisatie

Even opfrissen
Unified Communications (UC) is een echt containerbegrip. Maar het komt simpelweg hier op neer:

Met UC kan je binnen één ‘gesprek’ (communicatiesessie) verschillende kanalen gebruiken, onafhankelijk van het apparaat dat je gebruikt.

Je kunt tijdens een sessie zelfs overschakelen naar een ander apparaat. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een telefoongesprek op je smartphone te verhuizen naar je desktop, in het gesprek video bij te schakelen en gelijktijdig een document te delen.

De gebruiker kan dus met UC (onder andere) agenda-functionaliteiten en presence, e-mail, spraak, video, webvergaderen en instant messaging integraal ontsluiten op desktop, laptop, tablet en smartphone.

UC maakt het mogelijk om sneller te communiceren, ongeacht plaats, tijd en apparaat. En dat levert een efficiëntere bedrijfsvoering op.

Struikelblokken
In veel organisaties zijn toepassingen en communicatiekanalen nog lang niet altijd met elkaar verbonden. Meestal is elke toepassing gebouwd in zijn eigen ‘silo’ gebruikmakend van een eigen ICT infrastructuur en middelen, elk met specifieke wensen en eisen.

Maar – het zal u niet ontgaan zijn – de wereld om ons heen verandert.

Organisaties breiden hun ICT met verschillende mogelijkheden, toepassingen en kanalen uit. Vaak wordt het geheel daardoor – onbedoeld – onnodig complex.

Wij zien regelmatig dat er wordt ‘gestapeld’ in plaats van geïntegreerd. En dat vormt struikelblokken. Die vervolgens  om veel inspanning vragen, op verschillende fronten. En de gebruiksvriendelijkheid niet ten goede komen.

En dan klinkt ongeacht tijd, plaats en apparaat optimaal onderling communiceren natuurlijk ineens bijzonder aantrekkelijk.

Alleen…,

om optimaal van uw beschikbare communicatiekanalen gebruik te kunnen maken is een uniforme communicatie infrastructuur noodzakelijk.

Overstappen op Unified Communications

Bij veel van onze klanten is de meest prangende vraag:

“Hoe hou ik overzicht op zo’n intensief verandertraject?”

En dat is inderdaad best lastig. En mede daarvoor kunt u Dankert en Castelein inschakelen. Maar…

Toepassen van UC in uw organisatie moet u zien als een reis, niet als een bestemming. Of het voor u van meerwaarde is, hangt naast techniek voor een groot deel af van menselijke factoren.

Onze eerste vraag aan u is dan ook:

“Is het uniformeren van communicatietoepassingen en -kanalen (UC) in uw organisatie wenselijk en haalbaar?” 

Wij beginnen altijd met het helder in kaart brengen van de behoefte, de bereikbaarheidscultuur en gedragspatronen binnen uw organisatie. Want, succesvol uniformeren van communicatietoepassingen wordt hoofdzakelijk bepaald door cultuur en gedrag. Daarom is het een proces en geen concreet ‘eindproduct’.

De meerwaarde van Dankert & Castelein

We kunnen nu heel hard roepen dat andere organisaties zich niet zo vaak en zo intensief bezighouden met ICT verandertrajecten als wij. En dat Dankert & Castelein volledig thuis is in dit segment. Maar misschien kunnen we u beter uitleggen waarin wij ons echt onderscheiden van anderen.

Wij denken mee en helpen u kiezen
Wij denken vanaf het eerste moment tot aan de laatste details met u mee. Dus vanaf het afbakenen van de scope van het project, tot en met de daadwerkelijke realisatie en implementatie. Zo zorgen wij ervoor dat u steeds de juiste keuzes maakt, en niet aan het eind van het traject opnieuw met complexe ICT zit opgescheept.   

Wij doen niet aan ‘u zegt, wij draaien’
U mag van ons verwachten dat we tijdens de hele UC reis uw doel voor ogen houden. En daarom zijn we voortdurend scherp én kritisch. Koersen we af op het gewenste resultaat? Wat is er ‘onderweg’ nog nodig en wat niet?

Wij geven aandacht aan de gebruikers
De doeltreffendheid van nieuwe ICT staat of valt uiteindelijk met de manier waarop het door mensen gebruikt wordt. Dus krijgen uw mensen op werkvloer van ons voldoende gerichte aandacht.

De eerste stap is snel gezet
Wilt u weten of Unified Communications van meerwaarde is voor uw organisatie? En bent u nieuwsgierig geworden naar de meerwaarde van Dankert & Castelein in een dergelijk traject? Maak direct een afspraak om eens vrijblijvend van gedachten te wisselen. Ook met u komen we graag in contact!

 

WAARDEVOL ARTIKEL? DEEL HET MET ANDEREN